Процедура передачи документов в государственные архивы

Большинство молодых предпринимателей с неохотой занимаются «бумажными» делами, предпочитая переложить эти обязанности на профессионалов. Работа с документами требует педантичности, аккуратности, глубоких знаний в области законодательства и определенного склада характера. И если с созданием архива собственной компании бизнесмены еще справляются (своими силами или руками подчиненных), то когда речь заходит о необходимости передавать документы в государственные архивные фонды и вообще как-то взаимодействовать с ними, многим становится по-настоящему страшно и уныло. Непонятно, с чего начать и где взять силы на это.

К счастью, существуют профессионалы, которые с радостью берут на себя все эти заботы и делают свою работу идеально.

Зачем нужно взаимодействие с гос.архивами?

На практике компании сталкиваются с необходимость передачи документов в государственные архивы не так уж и часто. Многие вообще ни разу не делают этого во время работы. Но есть случай, когда такая процедура обязательна — если происходит ликвидация компании, в том числе и путем банкротства.

В этом случае все документы, связанные с личным составов организации, должны отправиться на многолетнее хранение в архив.

Как происходит передача?

Подробную информацию о процедуре передачи документов организации в государственные архивные фонды вы можете прочитать, пройдя по ссылке. Но кратко процедура выглядит так:

• сбор всех необходимых бумаг из подразделений компании;
• архивная обработка документов и создание научно-справочного аппарата, этот этап проводится в четком соответствии с документов под названием «Основные правила работы архивов организаций», утвержденный Решением Коллегии Росархива 06 февраля 2002 года;
• непосредственная передача документов;
• подготовка и получение акт приема-передачи документов на государственное хранение.

Какие документы нужно обрабатывать?

В зависимости от ситуации может потребоваться обработка разных бумаг. Но в случае ликвидации обязательно проводится работа со всеми документами по личному составу компании:

• приказы о приеме на работу, увольнении, переводе, поощрении и т.д.;
• трудовые договоры;
• договоры подряда с физическими лицами;
• лицевые счета;
• расчетные ведомости — используются, если нет расчетных счетов;
• личные карточки Т-2.

Кроме того, для подготовки научно-справочного аппарата, сотрудники архива попросят у вас устав, свидетельства ОГРН, ИНН, КПП, ЕГРЮЛ, а также все протоколы и решения, связанные с учреждением, ликвидацией и другими мероприятиями, связанными с деятельностью вашей фирмы.