Где хранить документы

Документооборот в любой компании имеет огромное значение. Без него в принципе невозможна деятельность организации, а потеря одного важного договора или акта и вовсе чревата проблемами различного характера. Вот почему так важно хранить все документы в одном месте, чтобы не потерять ни единого листка и иметь возможность в любой момент заглянуть в архив.

Для этого сегодня предусмотрены специальные склады с отдельными ячейками, позволяющими содержать ценные бумаги в целости и сохранности сколь угодно долго. А поместить их туда можно на любой срок – от нескольких дней до нескольких лет. Временное хранение документов на складе компании Rentabox – это прекрасная возможность держать все оригиналы и копии сразу. Получить доступ к ним сможет только определенный круг лиц, которых можно назначит в индивидуальном порядке. У каждого из них будут ключи от бокса с документацией, в то время как следить за ее сохранностью обязуется квалифицированный персонал хранилища.

Ограничить доступ к той или иной ячейке на складе руководитель офиса может путем ввода пароля либо пин-кода, а также методом считывания и биометрическим способом.

Преимущества хранения документов на складе

Содержать бумаги в отдельном боксе на складе выгодно по многим причинам. Вот лишь некоторые из них:

1. Они не подвергнутся воздействию таких внешних факторов как пыль, вода, загрязнения и т.д. Ячейки надежно заперты и скрыты от посторонних глаз.
2. Проникнуть на территорию склада не представляется возможным ни для кого, кроме его сотрудников и клиентов. Склады оборудованы системой видеонаблюдения последнего поколения, противопожарной сигнализацией и круглосуточной охраной, что просто не даст злоумышленникам возможности совершить налет.
3. Чтобы максимально эффективно использовать свободное пространство боксов, в них предусмотрены металлические стеллажи и прочие принадлежности для размещения тяжеловесных папок с документами. Полки, коробки и другие вещи можно легко приобрести в день заезда на склад – их предоставят по первому требованию руководителя компании или иного сотрудника, выступающего от лица фирмы-заказчика.
4. Клиенты могут подобрать бокс абсолютно любого размера, в зависимости от количества и веса документации. Кому-то достаточно лишь небольшой ячейки объемом 1 м³, а кто-то предпочтет модуль побольше. Что примечательно – оплата осуществляется только за квадратные метры, при этом позволяется расходовать всю высоту хранилища.
5. Многие склады предлагают опцию климат-контроля, позволяющую документам храниться при температуре 12-30 градусов и не допускать повышения оптимального уровня влажности.